Практически в каждой организации в результате ее финансовой деятельности организуется архив документов. Сегодняшние реалии дают возможность больше не хранить архив на бумажных носителях, перенеся его в электронный вид. В этой статье мы расскажем каким образом организовать хранение электронного архива, а так же пути перехода на электронное хранение документов.
Главная проблема бумажного архива даже не в том, что требуется физическое место для их хранения, самая главная проблема – это их поиск и нежелательная утеря.
Чем больше документооборот, тем больше времени требуется сотрудникам на поиск нужной документации.
Если же вы все-таки решили переходить на электронный архив, вот нужные шаги перед началом:
Шаг 1. Закажите сертификат КЭП ответственным сотрудникам;
Шаг 2. Выберете оператора ЭДО или облачного провайдера, который подключит вас к сервису;
Шаг 3. Решите, какие документы вы будете хранить в архиве.
Хранению в течение установленных сроков подлежат подлинники документов. Если документ изначально был составлен и подписан на бумаге, то в ней он и должен храниться. Сделать цифровую копию документа можно, но это необходимо больше для быстрого поиска и доступа к нему. Подлинники на бумажных носителях тоже придется хранить: пока срок хранения документов для определенных инстанций не истек.
Шаг 4. Настройте документооборот, и перенесите документы в архив.
Это подразумевает следующие операции:
Выводы сделайте сами. Переход на электронный архив документов это трудозатратный процесс, но в результате вы сэкономите много времени на поиск документов и места под хранение кипы бумаг.
