Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России существует уже давно, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет. Сегодня это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами.
ЭДО — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам.
Первыми на электронный документ перешли контролирующие органы: отправка налоговой отчетности, получение писем, актов, требований в электронном виде намного упростили работу предприятий. Теперь бухгалтеру не нужно стоять в километровых очередях, чтобы сдать декларацию. Электронный документооборот решает проблему отчетности перед государством. Сделав выводы, что система ЭДО работает, наше государство постепенно стало интегрировать электронный документооборот и в бизнес.
Работает это все таким образом: отправитель создает документ, подписанный ЭЦП — электронной цифровой подписью, которая является аналогом подписи рукой и печати. После этого, по защищенным каналам связи через оператора ЭДО, получатель принимает документ и подписывает своей ЭЦП. Подписанный документ имеет полную юридическую силу в электронном виде. Если его необходимо предоставить в распечатанном виде, то нужно просто заверить такой документ.
Электронный документ может иметь любой вид, если это не противоречит законодательству. Таким образом, договора, счета, акты, счет-фактуры могут быть электронными.
Для обмена электронными файлами участники процесса должны:
• Приобрести электронную цифровую подпись. Она должна быть у всех участников согласования и подписания документов;• Подключиться к оператору данных;
• Внедрить систему электронного документооборота.
Не менее важным элементом является интеграция в программные продукты с распознаванием документа. Это удобно использовать при «разноске» первичной документации: актов, товарных накладных. Особенно если документооборот большой и число мелких позиций в документе значительно.
Внедрить электронный документооборот в организацию процесс может быть не быстрый, но весьма эффективный. Вы можете создать электронный архив документов, а при необходимости распечатать документ и заверить для контролирующих органов, например.
Электронный документооборот значительно сократит расходы на бумажную канцелярию, а также упростит процесс согласования и отправки документов контрагентам.
Чтобы обмениваться электронными документами, необходимо зарегистрироваться в системе оператора ЭДО, отправить контрагенту приглашение на обмен и после положительного ответа начинать обмен документами. У операторов ЭДО своя система оплаты: как правило, это либо подписка на определенный срок, либо платить придется отдельно каждый отправленный документ.
Сокращение расходов после перехода на ЭДО значительное: начиная от стоимости бумаги заканчивая архивными кабинетами. Кроме этого, сокращаются затраты времени менеджеров и бухгалтеров по контролю отправки и получения первичных документов.
Самое главное, что это будущее и со временем ЭДО будет неотъемлемой частью бизнеса в нашей стране.
