У владельцев розничных точек продаж нередко возникают вопросы в части того, как проверить выручку по онлайн-кассам или подготовить отчеты. Рассмотрим, как работать с оборудованием нового типа, чтобы не нарушать действующее законодательство, а также, как оперативно получать актуальные сведения о текущем положении дел в компании.
Кроме аббревиатуры ККТ также встречается ККМ. Это контрольно-кассовая техника – ККТ (или машина – ККМ) нового образца. Такое оборудование сегодня используют почти все хозяйствующие субъекты, которые занимаются предпринимательской деятельностью на территории РФ.
Это устройства, которые регистрируют и сохраняют информацию о каждой торговой операции. Они обеспечивают прозрачность и контроль над финансовыми операциями. Кроме того, налогоплательщикам не нужно предоставлять в ИФНС бумажные отчеты и переживать, что в документах могут быть ошибки.
Специальное ПО позволяет записывать, хранить, а также безопасно передавать оператору фискальных данных (ОФД) информацию о транзакциях клиентов. Формировать можно различные документы:
Это обязательный для формирования документ. Он в обязательном порядке генерируется кассовой техникой в начале рабочей смены. Содержит следующую информацию:
Выдается клиенту после совершения покупки или получения услуги. Он содержит информацию о транзакции: название или описание товара/услуги, стоимость, дату и время совершения операции, а также уникальный номер чека и другие детали. Некоторым хозяйствующим субъектам разрешается выдавать вместо кассового чека бланк строгой отчетности (БСО). Уже несколько лет такие документы формируются с применением БСО-ККТ.
В нем содержатся данные о продажах за указанный период времени. При этом смена не может длиться больше 24 часов. В конце смены на онлайн-кассе обязательно формируется отчет о закрытии. В нем содержится информация о номере смены, дате и времени ее закрытия. Кроме того, есть данные о том, сколько было сформировано чеков.
В числе других документов, которые позволяет формировать современная ККТ, – чеки коррекции, отчеты о состоянии расчетов и др. Вся эта информация помогает предпринимателям отслеживать продажи, контролировать финансовую деятельность предприятия, обеспечивать прозрачность деятельности и соответствие требованиям налогового законодательства.
На предприятиях допускается работа только с теми моделями онлайн-касс, которые занесены в официальный реестр разрешенной техники. Проверка модели онлайн-кассы в реестре обеспечивает соответствие кассы требованиям законодательства и гарантирует, что кассовый аппарат имеет все необходимые функции для фискальной отчетности.
Отметим, что у современной кассовой техники гораздо большая функциональность. На порядок выше и степень защищенности данных. Но есть один очень важный нюанс – оборудование должно быть подключено к сети Интернет.
Почему это так важно? Необходимо подключение для того, чтобы установить стабильную связь по линии: фискальный регистратор – оператор фискальных данных – сервер ФНС. По этому каналу передаются сведения каждого сформированного чека, действия или отчет. Они зашифровываются и отправляются в ФНС.
Сведения, которые отправляются, дублируются и сохраняются в фискальном накопителе (ФН). Этот период может составлять 13, 15, а также 36 месяцев, в зависимости от вида деятельности хозяйствующего субъекта. Есть накопители как отдельные, так и встроенные в кассу.
Для управления кассовой техникой нового образца достаточно использовать любой современный гаджет (смартфон, планшет и др.). Для этого необходимо скачать и установить соответствующее ПО для розничной торговли.
Поскольку сегодня подавляющее большинство хозяйствующих субъектов в России использует ККТ нового образца, каждый кассир должен знать порядок открытия смены. Рассмотрим основные способы:
Кассир должен знать о том, что распечатка чека невозможна без совершения предварительной операции открытия смены. При этом в документе указывается дата, а также время открытия кассиром смены.
Многие хозяйствующие субъекты интересуются, как сделать кассовый отчет, который позволит проверить выручку по онлайн-кассам. При этом предпринимателей интересует не только текущий, но и прошедшие периоды. Такая возможность есть, причем с разбивкой по видам платежей. Например, наличные и безналичные платежи.
Наиболее удобный способ получить такие данные – зайти в личный кабинет налогоплательщика на сайте госоргана. Для этого необходимо перейти в пункт меню «Сведения о юридическом лице» и далее выбрать «Сведения о ККТ». Кроме того, такие данные можно посмотреть в личном кабинете вашего ОФД.
Если оборудование работает в автономном режиме и данные о продажах не поступают в ФНС, чтобы проверить выручку по кассе, используйте инструкцию производителя ККТ.
Это фискальный отчет, который генерировался аппаратами, которые были оснащены ЭКЛЗ. Он содержал информацию о финансовых операциях за определенный период времени. Обычно он формировался при закрытии смены или в конце рабочего дня. Он содержал следующую информацию:
Итак, до появления онлайн-касс Z-отчет являлся важным документом для бухгалтерского учета и фискальной отчетности предприятия. Он предоставлял информацию о финансовых операциях, позволял контролировать соответствие продаж и сумм налогов. Кроме того, именно этот документ обеспечивал прозрачность и точность ведения бухгалтерского учета. Хранить Z-отчеты по кассе необходимо было в течение 12 месяцев со дня их формирования.
С переходом на онлайн-кассы правила формирования такого отчета претерпели изменения. Сейчас он не обнуляет данные, а отправка результатов дня осуществляется в налоговый орган в автоматическом режиме.
Хотя, как таковой Z-отчет не формируется ККМ нового образца, однако на такой кассовой технике предусмотрено формирование другого отчета. Речь идет об отчете в конце смены по онлайн-кассе или отчете о закрытии смены. Его можно считать современным аналогом Z-отчета. Так же, как и Z-отчет, этот документ привязан к временному промежутку, который не должен превышать 24 часа.
Он содержит следующую информацию:
Многие предприниматели интересуются, сколько хранить Z-отчеты по онлайн-кассе. Этот документ может быть распечатан для архивирования исключительно по желанию хозяйствующего субъекта. По закону хранить его в бумажном виде не обязательно. Связано это с тем, что данные хранятся в памяти ФН.
Целью обязательного перехода на кассовое оборудование нового образца было повышение «прозрачности расчетов». Однако прослеживаются плюсы не только для государства, но и хозяйствующих субъектов, так как произошел отказ от бумажных форм отчетности. Все данные в автоматическом режиме поступают в налоговую службу.
ККТ позволяет получать отчеты об открытии, а также закрытии смены, выдает чеки, отчет о закрытии ФН. Кроме того, онлайн-касса позволяет формировать отчеты о текущем состоянии расчетов, однако формируемый документ не равнозначен Х-отчету. Он позволяет выяснить, какие отчеты и в каком количестве не поступили ОФД. Это важно, если оборудование не отправляло оператору дольше 30 дней фискальные данные. Такой документ не обнуляет итоги, так как выполняет информационную функцию. Его можно формировать многократно в течение смены.
Применение онлайн-касс позволило предпринимателям лучше разбираться в финансовых показателях своего бизнеса. Также отпала необходимость в хранении отчетов по ККТ в бумажном виде. При этом хозяйствующие субъекты могут делать это по своей инициативе.
Для автоматизации работы организации рекомендуем попробовать 1С:ERP Управление предприятием 2. Также следует обратить внимание на программный продукт 1С Бухгалтерия предприятия ПРОФ.
