Конфигурация 1С:Документооборот ПРОФ, к которой можно подключиться веб-браузером или тонким клиентом, была разработана для автоматизации документооборота предприятий. Оптимально подходит для небольших и средних фирм. Помогает ускорить многие процессы, позволяет руководителю своевременно получать информацию для принятия оперативных и стратегических решений. Рассмотрим особенности использования софта.
Конфигурация 1С:Документооборот ПРОФ, к которой можно подключиться веб-браузером или тонким клиентом, была разработана для автоматизации документооборота предприятий. Оптимально подходит для небольших и средних фирм. Помогает ускорить многие процессы, позволяет руководителю своевременно получать информацию для принятия оперативных и стратегических решений. Рассмотрим особенности использования софта.
Представленная конфигурация позволяет:
Так как у данной конфигурации нет отраслевой специфики, она может использоваться производственными предприятиями, а также бюджетными организациями. Это универсальный программный продукт. Он может быть адаптирован под особенности деятельности компании.
Рассмотрим основные операции регистрации, учета, а также управления внутренними, входящими, исходящими документами. Доступные инструменты позволяют сотрудникам, используя готовые шаблоны, оформлять материалы в соответствии с корпоративными стандартами компании. Чтобы быстро заполнить все поля, можно использовать функцию автозаполнения.
Хранение файлов и внутренних документов выполняется в структуре папок. При этом учитываются права доступа. Они должны быть распределены с учетом полномочий каждого сотрудника. Например, в компетенции юриста компании создавать, а также редактировать договора. Руководитель предприятия может редактировать и согласовывать такую документацию. Подписание – это компетенция гендиректора. А менеджер по продажам может их только просматривать.
Структура папок формируется с учетом специфики компании или же по типам документов. Каждой папке присваивается разрешение на выполнение операций. В их числе: чтение файла, редактирование или удаление.
Чтобы установить роль каждого сотрудника в программе, а также построение маршрутов согласования документации, определяется структура организации. Она может быть представлена в виде схематического рисунка или иерархической диаграммы, если используется графический редактор. Главное, наглядно продемонстрировать связи и подчиненность структурных единиц.
Софт позволяет регистрировать и вести учет как исходящих, так и входящих документов. Корреспонденция регистрируется в соответствии с действующим законодательством и установленными стандартами в области делопроизводства.
Процесс регистрации включает:
Регистрация входящей корреспонденции предусматривает прохождение трех этапов:
Исходящая документация может быть создана инициативно, ответом на входящую. Также программное решение самостоятельно присваивает входящему файлу статус «Отправлен ответ». Таким образом входящая и исходящая документация в представленном софте составляется в цепочки для удобства последующей работы. При этом исходящие файлы также отображаются в журнале по аналогии с внутренними.
Система может работать и с бумажными документами благодаря функции распознавания отсканированных документов. В программе предусмотрена возможность загрузки отсканированных файлов. Файлы PDF переводятся в текстовый формат. Использоваться может любое оборудование, которое поддерживает интерфейс TWAIN. Речь идет о загрузке внутренних, входящих и исходящих документов.
Можно выполнять добавление сканов непосредственно из карточки документа. При этом не нужно скачивать или устанавливать дополнительные программы, а также интерфейсы. Достаточно подключить и настроить локальный сканер.
Работа с электронной почтой ведется непосредственно в системе. Подключать дополнительные программные решения не нужно. Допускается использование нескольких почтовых ящиков. Пользователи могут давать поручения и ставить задачи, используя почтовый ящик. Также можно прикреплять письма к задачам и включать переписку в информацию по документам. Файлы из системы отправляются мгновенно.
Для просмотра, а также редактирования используются приложения, установленные на ПК пользователя софта. Работа с файлами ведется на рабочем столе. На мониторе отображается список файлов, которые редактируются в текущий момент, а также перечень невыполненных задач. Кроме того, пользователь может удалять, добавлять или менять элементы конкретного раздела. Для этого используются настройки «рабочего стола».
Программное решение обеспечивает доступ сотрудников компании к документам не только для просмотра, но и для редактирования. Но как же в системе решается вопрос конфликта при одновременном редактировании? Конфликт исключен благодаря механизму блокировки файлов.
После сохранения изменений в базе данных, автоматически будет создана новая версия документа. В нем также указывается автор, время и дата. Из карточки файла пользователи могут просматривать список версий, удалять ненужные, а также выполнять другие операции. Для файлов популярных форматов поддерживается сравнение версий.
Софт предоставляет широкий набор опций, что облегчает управление бизнес-процессами, а также взаимодействие с сотрудниками. В распоряжении пользователей проверенные методики и практики, позволяющие не только наладить документооборот на предприятии, но также облегчить мониторинг выполнения поставленных задач. Электронная система хранит сформированные документы компании в структуре папок, доступ к которым ограничен правами доступа пользователей.
Система организации папок построена в соответствии со структурой предприятия. Каждой папке присваивается статус, разрешающий или запрещающий пользователям определенной группы совершать те или иные операции. В числе таких операций: просмотр и редактирование, формирование новых документов или удаление существующих.
Также конфигурация позволяет работать с исходящей и входящей корреспонденцией. В числе доступных функций регистрация, аналитика и учет. При этом в автоматическом режиме выполняется генерация сквозных регистрационных номеров.
Новая редакция характеризуется расширенным набором возможностей для управления бизнес-процессами на предприятии, а также взаимодействия сотрудников. Основное внимание разработчиков было направлено на следующие моменты:
У пользователей появилась возможность создавать внутренние документы без привязки к конкретной компании. Также появились новые способы доставки уведомлений: всплывающим окном и по SMS.
Регистрация документов всех типов осуществляется в строгом соответствии с утвержденным регламентом и сопровождается следующими процессами:
Конфигурация обеспечивает полный цикл документооборота в рамках отдельно взятой компании. Относится к категории универсального софта, который легко настраивается и адаптируется под потребности предприятия. Решает не только задачи учета документов, но также облегчает процесс взаимодействия сотрудников. Функционал софта упрощает:
Также использование программного продукта позволит:
Работа в программе 1С:Документооборот 8 ПРОФ может вестись как в локальной сети, так и через интернет. Подключение к облачному сервису осуществляется через браузер. Софт данного типа призван облегчить работу канцелярии предприятия, отдела кадров, отдела маркетинга и закупок, а также производственного отдела.
Еще одно важное достоинство софта – отсутствие привязки к определенным отраслям и сферам деятельности. Программный продукт эффективно используется как коммерческими предприятиями, так и в бюджетном секторе. Универсальность данной конфигурации позволяет производить настройку и адаптацию под специфику конкретной компании.
